Leitfaden BarCamp-Organisation

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Wie organisiere ich ein BarCamp?

Ein BarCamp ist eine Unconference (siehe Was ist ein BarCamp) und ist daher mit wesentlich weniger Aufwand zu organisieren als herkömmliche Konferenzen. Für das Organisationsteam bleiben lediglich folgende To Do's:

  1. Der Ablauf
  2. Die Location
  3. Essen und Trinken
  4. Das Wiki
  5. Sponsoren
  6. Sonstiges

Der Ablauf

BarCamps folgen ansatzweise der OpenSpace Konferenzmethode. Mach dich mit ihr vertraut. Das Programm wird erst am Morgen jedes BarCamp-Tages gemeinsam festgelegt. Du brauchst nur das Programmskelett vorbereiten.

Es empfiehlt sich, dabei zwei parallele Tracks in unterschiedlichen Räumen vorzusehen - nicht jedes Thema interessiert jeden. Bei mehr als 50 Teilnehmer empfiehlt sich eine zweitägige Veranstaltung.

Beispiel eines Programmskeletts:

  • 09:00-10:30: Frühstück, Kaffetrinken, Einleitung, gemeinsame Programmgestaltung
  • 10:30-12:30: Vier Slots à 30 Minuten, mal zwei Tracks = 8 Sessions.
  • 12:30-13:30: Mittagessen
  • 13:30-15:00: Drei Slots à 30 Minuten, mal zwei Tracks = 6 Sessions.
  • 15:00-16:00: 1h Stunde Kaffepause
  • 16:00-18:00: Vier Slots à 30 Minuten, mal zwei Tracks = 8 Sessions.
  • Danach: Abendessen und Afterparty

Siehe zb. Sessions BarCamp Vienna September 2006 und Sessions Vienna Juni 2007.

Die Location

In erster Linie abhängig von der Anzahl der Teilnehmer eignen sich Lokale, Veranstaltungsräume oder auch von Firmen zur Verfügung gestellte Büros und Meetingräume.

Beispiele:

  • Das erste Wiener BarCamp fand im "One Smart Space" statt, einem ca. 300m² großen, als Designerwohnung gestalteten Veranstaltungsraum in der Wiener City. One trat dabei als Sachponsor auf, hat also keine Miete verrechnet. Großer Vorteil war die reichlich vorhandene Technik (WLAN, Beamer, Audioanlage mit Mikro, mehrere Screens mit Internetanschluss).
  • Das zweite Wiener BarCamp fand im WerkzeugH statt, einem Lokal. Zusätzlich stellte uns die Firma Knallgrau kostenlos die direkt nebenan gelegenen Büroräumlichkeiten für einen Paralleltrack zur Verfügung. Miete wurde vom WerkzeugH keine verlangt, da wir die Verpflegung beim Lokal orderten. Im Lokal waren ein hervorragendes WLAN, ein Beamer und eine Audioanlage verfügbar, den zweiten Beamer stellte Knallgrau.

Essen und Trinken

Ob die Organisatoren für kostenloses Essen sorgen wollen, bleibt ihnen überlassen. Bei den meisten BarCamps gibt es Frühstück und/oder Mittagessen in Buffetform kostenlos. Manchmal auch nur Kaffee, und der Rest ist zu bezahlen.

Für Verpflegung von 45 Leuten ist mit Kosten von €300 bis €400 zu rechnen.

Beispiele:

  • Beim ersten Wiener BarCamp mussten wir einen der beiden Hauscaterer von One auswählen. Kosten ca. €380.
  • Beim zweiten kochte das Lokal auf. Kosten ca. €450.

Das Wiki

Das Wiki ist ein essentieller Bestandteil der Organisation. Hier wird die Organisation koordiniert und es werden Anmeldung und die Sessionplanung abgewickelt. Siehe die Seiten, die im Rahmen vergangener BarCamps entstanden sind.

Für BarCamps in "neuen" Städten (=wo es noch keins gab) kontaktiere Helge, damit deine Stadt in die Navigation kommt. Den Rest kannst du direkt selber machen (Anmeldung empfiehlt sich). Für BarCamps außerhalb Österreichs kannst du http://barcamp.org verwenden.

Sponsoren

Die Teilnahme an Barcamps ist gratis, darum brauchst du für Kosten wie Catering, Raummiete oder BarCamp-T-Shirts Sponsoren. Die Kosten bewegen sich meist zwischen €1000 und €2000 pro Veranstaltung. Einiges davon kann auch in Form von Sachspenden organisiert werden. Schreib oder sprich einfach Firmen an, die in themenverwandten Bereichen in deiner Stadt tätig sind.

Da es bei BarCamp keinen Trägerverein gibt, auf den Rechnungen ausgestellt werden können, lass die Rechnungen in vereinbarter Höhe auf den Firmennamen deines Sponsors ausstellen, so kann dieser sie aus Ausgabe geltend machen.

Sonstiges

Stichwortliste:

  • WLAN. Wichtig - die Teilnehmer sollen online sein. Notfalls ein zusätzliches Ersatz-WLAN vorsehen, falls das erste ausfällt.
  • T-Shirts, Aufkleber, Pins. Die BarCamper sind eine Community, und so Zeugs ist heiß begehrt.
  • Video / Audio. Cool ist es, wenn die einzelnen Sessions aufgenommen werden und dann auf Youtube, etc. hochgeladen werden. Dieses Wiki erlaubt die HTML-Tags von (zumindest) Youtube und Google Video.
  • Mikro. Für größere Gruppen empfliehlt sich Mikrofon und Audioanlage.
  • Afterparty. BarCampers feiern gerne
  • Chillen. BarCamps sollten so organisert sein, dass es genug Zeit gibt, um sich auf gemütlichen Sofas, in der Wiese, oder wo auch immer, zu unterhalten und kennenzulernen.
  • Tags. Kommuniziere am Anfang der Veranstaltung einen Tag den alle bei Flickr und Co. verwenden sollen. Zb. "barcampvienna".